Contexto e desafios

A cooperativa capixaba Unimed Vitória identificou a necessidade de melhorar a integração da alta direção nas tomadas de decisão. A falta dessa participação maior se mostrou um ponto de evolução necessário para a organização. 

Nesse contexto, a Unimed Vitória quer garantir o alcance dos resultados planejados, assim como alcançar a visão de futuro da cooperativa. Para que isso seja possível, a direção precisa ser mais ativa. 

Diante disso, a cooperativa passou a estimular o envolvimento da alta direção como fator-chave para formulação, execução e gerenciamento da estratégia corporativa. O projeto teve início em 1995.

Desenvolvimento e metodologia

A iniciativa consiste na participação da alta direção nos processos de formulação, revisão e gerenciamento do planejamento estratégico. A cooperativa considera que esse é um fator fundamental para alcançar o nível desejado de maturidade organizacional. 

O sistema de gestão estratégica da Unimed Vitória está estruturado de acordo com as fases do modelo PDCA (plan, do, check e act). Ele abarca as estratégias da operadora (focada na regulação da prestação de serviços de saúde e no desenvolvimento e comercialização de planos de saúde) e dos recursos próprios (focados na integração dos serviços assistenciais próprios).

O primeiro item, plan (planejar), representa o momento de formular estratégias da cooperativa. Esse ciclo começa com a realização do evento “Visão geral: Abertura do ciclo de revisão do planejamento estratégico”, com o objetivo de alinhar e envolver as principais lideranças da cooperativa nas etapas de formulação da estratégia. 

Essa estratégia é orientada pela sua identidade corporativa, que contempla a revalidação de missão, visão e valores. Para isso, a Unimed Vitória faz um diagnóstico estratégico, com perguntas sobre os desafios a serem superados com clientes, colaboradores e cooperados. Daí sai a base da identidade corporativa, que é levada para conhecimento e validação da alta direção. 

Com apoio da Matriz SWOT, que analisa forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, a cooperativa revisa o plano estratégico. A partir das diretrizes estratégicas validadas, é hora de definir as metas globais, que são indicadores com impacto financeiro, a fim de garantir o equilíbrio entre crescimento e sustentabilidade do negócio. 

Após a validação dos objetivos estratégicos, resultados esperados, premissas e metas globais financeiras, pela alta direção, a Unimed Vitória valida os indicadores e as metas. Em seguida, a cooperativa elenca as iniciativas que potencializam o alcance de cada diretriz estratégica.

Após a validação das iniciativas, a cooperativa comunica todos os envolvidos e o escritório de projetos passa a ser um agente fundamental na disseminação da metodologia e de melhores práticas para os gestores e equipes dos projetos e planos de ação. Há, também, a estruturação dos projetos priorizados. 

Após o final do ciclo de revisão do planejamento estratégico, a equipe de estratégia elabora o mapa estratégico. Ao final da etapa, a Unimed Vitória promove o evento “Encerramento do ciclo de revisão do planejamento estratégico”. Na ocasião, a cooperativa apresenta os resultados do trabalho às principais lideranças da cooperativa e o book do planejamento estratégico

Execução e métodos

A etapa Do (fazer) é responsável pelo pontapé inicial da execução da estratégia. O intuito é reforçar que o planejamento estratégico é um compromisso de todos. O ponto de partida é um evento com todas as lideranças da cooperativa. Nele, o presidente reforça que o gestor é o principal responsável por disseminar o planejamento em suas equipes. 

A Unimed Vitória elabora um plano de comunicação, de modo a mobilizar toda a organização. Para isso, a cooperativa utiliza diversas ferramentas como camisas, vídeo do presidente, calendários e jogos da estratégia com premiação para engajar os colaboradores. 

O passo seguinte é voltado ao check (checar), a fim de instituir métodos de controle. Para isso, a Unimed Vitória dispõe de um sistema formal para a execução de sua estratégia. Um software  integra os mapas estratégicos, indicadores e iniciativas estratégicas da cooperativa. 

Os gestores gerenciam mensalmente a estratégia, por meio do acompanhamento e monitoramento do status dos indicadores, cronogramas e orçamentos. Quando há algum desvio, a cooperativa faz uma análise crítica, pontuando as causas e propondo ações corretivas e preventivas.

Por fim, vem a fase Act (agir), em que  as medições dos indicadores, análises, ações corretivas e preventivas são discutidas em fóruns de gestão. A Unimed Vitória valida o resultado  nas reuniões de acompanhamento do planejamento estratégico. Os fóruns de gestão e as reuniões de acompanhamento do planejamento estratégico são mensais e possuem um cronograma anual. 

Ao final de 12 meses do ciclo, a cooperativa faz um balanço a fim de avaliar o desempenho da execução da estratégia, identificando se as decisões foram eficazes para o alcance dos resultados e da visão de futuro. Nesse processo, a Unimed Vitória divulga os resultados todos os meses.

Além disso, a Unimed Vitória possui um programa de inovação chamado de “A ideia é essa”, no qual os colaboradores podem sugerir iniciativas capazes de alavancar os resultados da cooperativa. Essa iniciativa também passa pelo acompanhamento da alta direção, que valoriza e patrocina as melhores práticas de gestão e de governança corporativa. 

Resultados e aprendizados

A Unimed Vitória iniciou o exercício do planejamento estratégico em 1995, com foco em ampliar os resultados e a excelência da operadora. Em 2023, a cooperativa adotou a metodologia do balanced scorecard, que traduz a missão e a estratégia da organização em objetivos estruturados. 

Ainda em 2003, a cooperativa instituiu os eventos de pontapé inicial e encerramento, como forma de engajar as equipes. De 2004 a 2006, as melhorias na metodologia incluíram a instituição das reuniões mensais de acompanhamento do planejamento estratégico com a alta direção. 

Com o passar dos anos, o processo passou por uma série de outros aprimoramentos desde então, como a adoção de objetivos de qualidade e a estruturação da área responsável pelos processos estratégicos, por exemplo. Em 2013, todo o processo foi reformulado  de forma a aprofundar os estudos sobre o negócio e integrar ainda mais as lideranças. 

A Unimed Vitória avalia que o projeto tem influência na melhora de diversos indicadores como:

• Satisfação dos clientes com a cooperativa
• Satisfação dos clientes com o atendimento
• Satisfação dos clientes com os serviços médicos prestados
• Satisfação do cliente em relação ao cooperado
• Satisfação geral dos clientes com os recursos próprios
• Satisfação do paciente com a agilidade e resolutividade
• Satisfação do cliente com a enfermagem
• Satisfação dos cooperados

A cooperativa também vê impactos financeiros positivos, o estabelecimento de uma padrão de gestão sustentável, fortalecimento da cultura estratégica, mudança de comportamento dos colaboradores, maior efetividade para alcançar resultados e até uma menção no livro “A Execução Premium”, escrito pelos fundadores da metodologia balance scorecard. 

CONTATO DA COOPERATIVA

Larissa Calmon Castiglioni Pereira, analista de Gestão da Estratégia e Projetos - larissacalmon@unimedvx.com.br