Contexto e desafios

A Coopama - Cooperativa Agrária de Machado - é conhecida pelo desenvolvimento do agronegócio no sul de Minas Gerais. Alguns de seus trabalhos consistem na comercialização e armazenagem de café e grãos (milho, soja, sorgo e aveia), no departamento de cafés especiais, na fabricação de rações e minerais, e nas assistências agronômica, veterinária e nutrição animal. 

A cooperativa também conta com lojas agropecuárias em 8 cidades mineiras e tem uma linha de insumos agrícolas, sementes, fertilizantes, medicamentos veterinários, entre outros. Além disso, possui showroom com máquinas de pequeno porte e postos de combustível.

Em meados de 2012, a Coopama começou a implantar o planejamento estratégico em seu dia a dia e obteve ótimos resultados por algum tempo. Entretanto, em 2015, percebeu-se que o projeto apresentava um problema no alinhamento da estratégia e da execução de tarefas.

As estratégias eram compartilhadas com os diversos setores da organização por meio dos gerentes e dos canais de comunicação. A informação era passada da diretoria para os gerentes, que as difundiam com os coordenadores e com o resto da base operacional.

Problemas na comunicação interna

No entanto, a cooperativa comprovou que as estratégias eram repassadas com os princípios e valores de cada gerente e, portanto, acabavam distorcidas. Isso acontecia, pois não existia nenhum instrumento dentro da Coopama que garantisse que as informações passadas pelos diretores chegassem intactas ao restante da organização.

Dessa forma, a cooperativa resolveu criar a iniciativa Coordenador em Ação. A proposta inicial era melhorar os canais de comunicação entre todos da organização, e garantir que as atividades fossem realizadas sem divergências.

Desenvolvimento e metodologia

Para que a iniciativa Coordenador em Ação surtisse efeito dentro da Coopama, a organização precisou desenvolver uma metodologia focada em seus objetivos. O modo escolhido para disseminar as estratégias foi a realização de reuniões mensais e o uso da ferramenta 5W2H (em português: o que, por que, onde, quem, quando, como, quanto custa).

Seu propósito é facilitar a elaboração de planos de ação, auxiliando na execução e no controle de tarefas. Ela também atribui responsabilidades para cada um dos coordenadores. E para a implantação ser um sucesso, o processo foi dividido em quatro partes: 

• Análise do ambiente interno e externo;
• Alinhamento com as diretrizes estratégicas do planejamento;
• Validação junto aos gerentes dos setores;
• Implantação e acompanhamento por meio do Coordenador em Ação mensalmente.

Dia a dia após a implantação do projeto

As reuniões de alinhamento acontecem mensalmente e todos os participantes recebem um convite por e-mail da assessoria da superintendência, e precisam respondê-lo. A pauta a ser discutida é definida pela superintendência e gerentes depois de uma avaliação geral. Além disso, o 5W2H também é apresentado.

Outra ferramenta de gestão utilizada é o PDCA (em português: planejar, fazer, avaliar, agir). Ela está encarregada de garantir que todo o planejamento seja executado, além de fazer parte do time de acompanhamento da execução das estratégias organizacionais.

E para que tudo seja registrado, as reuniões contam com atas e listas de presença. Dessa forma, todas as informações são checadas e atualizadas constantemente.

Resultados e aprendizados

A primeira melhora observada depois da implantação do Coordenador em Ação foi a socialização da informação. Com a interdependência de todos os setores a partir das reuniões mensais e do planejamento, futuros problemas podem ser identificados e corrigidos.

Entretanto, a prática sofreu, no início, um pouco de resistência dos gestores. Com a mudança na dinâmica entre todos os colaboradores da cooperativa, os profissionais imaginaram que perderiam parte de seu poder. E para contornar a situação, a estratégia utilizada foi deixá-los conduzir algumas das reuniões.

Resultados qualitativos

A partir da implementação do projeto e das melhorias aplicadas, pôde-se observar uma série de resultados qualitativos positivos, como a redução de ruídos na comunicação. Além disso, os colaboradores são mais valorizados e a interação entre equipes e setores é maior.

As práticas do Coordenador em Ação também deixaram o planejamento das atividades mais fácil e acessível. O acompanhamento, controle e avaliação da execução das tarefas também acontece com mais frequência e facilidade.

Podemos dizer, portanto, que o projeto da Coopama está alinhado com o seguinte princípio cooperativista: educação, formação e informação.

Resultados quantitativos

A iniciativa também gerou melhoriaas nos números da Coopama. De 2014 para 2015, a quantidade de vendas cresceu em 35,5%. Já entre 2015 e 2016, o crescimento foi de 31,6%. Vale ressaltar que, em ambos os anos, as metas de vendas foram ultrapassadas.

CONTATO DA COOPERATIVA 

Aline Borges, coordenadora de Marketing - aline@coopama.com.br